Reglamento de la Audiencia Pública de Rendición de
Cuentas
1. ANTES DE LA AUDIENCIA PÚBLICA PARA LA RENDICIÓN DE
CUENTAS
1.1. INSCRIPCIÓN DE PREGUNTAS
A. Comunidad en general, Organizaciones: La inscripción de preguntas deberá realizarse hasta el XX de XXX de 2014 a las XX:00
p.m. Para soportar las preguntas se podrán aportar los documentos necesarios.
Sólo se contestarán las preguntas o propuestas relacionadas con los contenidos
incluidos por UNGRDen su Informe de Rendición de
Cuentas (Este informe se encuentra en el Link Rendición Pública de Cuentas).
Para garantizar la participación ciudadana se han dispuesto diferentes
modalidades para inscripción de preguntas o propuestas, entre las que se
encuentran:
Por correo electrónico:
Escribir un mensaje de correo electrónico a la dirección XX@XX.XX que incluya,
entre otros, los siguientes datos de identificación: nombre, correo electrónico
o dirección de contacto, pregunta o sugerencia, aclaración de sí contempla o no
asistir a la Audiencia Pública presencial, relación de documentos aportados
como soporte y número de folios que los componen.
En la página Web de la
entidad, en el vínculo de “Rendición Pública de Cuentas ”,
se encuentran el formato de inscripción de registro de preguntas, donde se
detalla la información requerida. Bajo esta modalidad, las preguntas no podrán
exceder de un máximo de una (1) hoja tamaño carta. Las respuestas a estas
consultas serán enviadas a más tardar en los ocho (8) días siguientes a su
recepción, a la misma dirección de correo electrónico desde donde se envío el
mensaje original.
En la página Web de la
entidad en el vínculo de “Rendición Pública de Cuentas”, se dispuso un foro
para que los ciudadanos escriban sus opiniones, aportes o sugerencias para la
realización de la Rendición de Cuentas.
2.
DURANTE LA AUDIENCIA PÚBLICA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS
2.1. AL MOMENTO DE INGRESAR AL AUDITORIO
Las personas inscritas para intervenir en la Audiencia Pública deberán
presentarse en el Auditorio
La identidad de los asistentes será constatada con la presentación de la
cédula de ciudadanía o documento de identidad. Para acceder al recinto en el
que se realizará la Audiencia Pública, se confrontará el listado (registro) de
inscritos y se le indicará el sitio del Auditorio a cada uno de los
participantes.
No se permitirá el ingreso de personas que evidencien estado de
embriaguez u otra situación anormal de comportamiento. Sólo se aceptarán
intervenciones relacionadas con los contenidos del Informe de Rendición de
Cuentas.
2.2. DURANTE EL DESARROLLO DE LA AUDIENCIA PÚBLICA A. Del
Moderador de la Audiencia Pública:
Para garantizar el orden, se designará un moderador, el cual estará
encargado de administrar los tiempos y coordinar las intervenciones. Dentro de
las funciones del moderador se encuentran las siguientes:
• Presentar la agenda del día y explicar las reglas de juego para el
desarrollo de la Audiencia basadas en el presente reglamento.
•
Garantizar que todos los participantes
inscritos tengan un adecuado tiempo de intervención.
•
Moderar el desarrollo de la Audiencia Pública.
• Velar por que los participantes (ciudadanos, representantes de
organizaciones civiles y funcionarios) respeten el espacio otorgado, así como
las opiniones, comentarios, sugerencias, propuestas, preguntas y/o reclamos que
se presenten en desarrollo de cada una de las intervenciones. Es importante
tener en cuenta que la Rendición de Cuentas es un ejercicio democrático para el
mejoramiento de la gestión y el control social, a través de la participación
ciudadana, que no debe convertirse en un debate.
• Garantizar que las intervenciones se hagan sobre las temáticas
establecidas por la ciudadanía, bien sea a través de la inscripción previa de
preguntas y respuestas. Intervenciones en temáticas diferentes a las
establecidas no serán permitidas, como tampoco aquellas que no se encuentren
relacionadas con los contenidos del Informe de Rendición de Cuentas
• De igual forma, el moderador garantizará que la respuesta dada por la
entidad, responda adecuadamente las opiniones, comentarios, sugerencias,
propuestas, preguntas y/o reclamos que se presenten en desarrollo de cada una
de las intervenciones.
B. Desarrollo de la Audiencia
Pública: La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas estará dividida en los siguientes bloques:
Intervención de la entidad: Espacio en el que el Director del
Departamento, presentará su informe y los demás funcionarios que se designen
para tal fin. Dentro de los contenidos a tratar en la Rendición de cuentas se
encuentran:
a)
Informe de Gestión con
los resultados de las actividades, planes y proyectos emprendidos por la
entidad durante el período. Lo anterior incluye la presentación de la gestión
de las Direcciones técnicas y Oficinas Asesoras como son:
b)
Informe Financiero, de Gestión administrativa
y Talento Humano.
c)
Informe de gestión de las
oficinas asesoras, exceptuando el correspondiente a la Oficina de Control
Interno.
d)
Presentación de los retos de la Entidad.
Informe de organismos de control. La Oficina de Control Interno de UNGRDpresentará: i) los resultados de las auditorías
realizadas sobre la gestión del Departamento y ii) el plan de mejoramiento de
la vigencia que se está rindiendo.
Intervención de las
organizaciones sociales o ciudadanos inscritos: Durante este espacio
intervendrán las personas que están previamente inscritas y que han manifestado
el interés de participar en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, de
conformidad a lo establecido en el presente reglamento. Contarán con un tiempo
de cinco minutos para formular su respectiva solicitud. La Entidad contará con
cinco minutos para responder. La Entidad se guarda el derecho de indicar cuáles
de las preguntas o consultas serán enviadas a más tardar en los ocho
(8) días siguientes a su
recepción, a la misma dirección de correo electrónico desde donde se envío el
mensaje original.
Intervención de los
ciudadanos: Todos los asistentes podrán intervenir para presentar las
inquietudes registradas en el formato de inscripción, disponible en la página
web de la Entidad y entregado de igual forma en la audiencia pública. Contarán
con un tiempo de cinco minutos para formular su respectiva solicitud. La
Entidad contará con cinco minutos para responder. La Entidad se guarda el derecho
de indicar cuáles de las preguntas o consultas serán enviadas a
más tardar en los ocho (8) días siguientes a su
recepción, a la misma dirección de correo electrónico desde donde se envío el
mensaje original.
Evaluación y Cierre de la Audiencia: La Oficina de Control Interno
presentará las conclusiones de la audiencia pública de rendición de cuentas y
las recomendaciones para el próximo ejercicio de rendición de cuentas.
Cierre y evaluación de la audiencia: En esta sección se distribuirá a
los participantes una encuesta de evaluación de la jornada de rendición de
cuentas. Esta sección tendrá una duración máxima de 15 minutos.
Todas las preguntas e intervenciones quedarán registradas y consignadas
con las respuestas dadas en el documento memorias de la Rendición de Cuentas,
que se publicará en la página Web de la entidad dentro de los treinta días
siguientes, contados desde la celebración de la audiencia pública.
2.3. Del registro y seguimiento de las preguntas y
propuestas: Como se dijo
anteriormente, aquellas preguntas
que no puedan responderse durante la audiencia quedarán registradas y
consignadas, para luego ser respondidas en el documento memorias de la
Audiencia Pública.
3.‐ DESPUÉS
DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Los resultados de la rendición de cuentas serán consignados en un
documento de memorias de la Audiencia Pública. Dentro de este documento se
incluirá un resumen del desarrollo de la audiencia, las respuestas de UNGRDa la totalidad de las preguntas inscritas con
anterioridad por parte de la ciudadanía y las organizaciones civiles, así como
una relación de las opiniones, comentarios, sugerencias, propuestas, preguntas
y/o reclamos que se presenten en desarrollo de cada una de las intervenciones del
público, con las respuestas correspondientes. Igualmente, se presentará las
conclusiones y recomendaciones del a Oficina de Control Interno de la Entidad y
una evaluación de la experiencia, basada en los resultados obtenidos de la
encuesta de evaluación.